La plupart des entreprises ne savent pas ce que leur parc d’impression leur coûte réellement.
Elles connaissent le loyer mensuel de leurs photocopieurs. Parfois le coût du toner. Rarement le coût à la page réel. Et presque jamais le coût des impressions inutiles ou de l’immobilisation humaine liée aux pannes et aux files d’attente.
D’ailleurs, une étude IDC régulièrement citée dans le secteur estime que les coûts d’impression représentent entre 1 et 3 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. De plus, 30 à 40 % de ces coûts seraient évitables avec une gestion optimisée du parc.
Bien sûr, nous ne pouvons pas vous donner votre chiffre sans avoir regardé votre parc. En revanche, nous pouvons vous donner la méthode pour le calculer. Et nous allons vous montrer comment nous procédons depuis 28 ans pour accompagner nos clients dans cette démarche.
Pourquoi auditer son parc d'impression
Avant la méthode, le pourquoi. En effet, un audit de parc d’impression n’est pas une fin en soi. C’est avant tout une réponse à des symptômes que la plupart des responsables administratifs et informatiques reconnaissent immédiatement.
Premièrement, les coûts d’impression ont augmenté sans que le volume ait changé. Par ailleurs, les contrats de maintenance se renouvellent par tacite reconduction depuis des années, sans remise en question.
Ensuite, le parc est hétérogène et ingérable. Plusieurs marques, plusieurs générations de machines, plusieurs contrats de maintenance différents. Résultat : personne n’a de vision consolidée.
De plus, les utilisateurs se plaignent. Files d’attente, pannes répétées, qualité d’impression insuffisante. Ces signaux faibles traduisent en réalité un parc mal dimensionné.
Enfin, une réorganisation est en cours. Déménagement, croissance des effectifs, ouverture d’un nouveau site. Bref, le parc existant ne correspond plus à la réalité opérationnelle.
Si vous vous reconnaissez dans l’un de ces cas, l’audit devient la première étape rationnelle avant toute décision d’investissement.
Étape 1 — Cartographier l'existant
D’abord, on ne peut pas optimiser ce qu’on ne connaît pas. C’est pourquoi la première étape consiste à dresser un inventaire exhaustif et objectif du parc en place.
Concrètement, voici ce que ça implique : recenser chaque équipement (marque, modèle, ancienneté, localisation), identifier les contrats associés (maintenance, location, consommables), relever les compteurs de pages par appareil, et documenter les incidents récurrents.
Ainsi, ce travail révèle systématiquement des surprises. Par exemple, des machines oubliées dans des salles de réunion tournent à 5 % de leur capacité. De même, certains contrats de maintenance couvrent des appareils depuis longtemps remplacés. Enfin, des collaborateurs achètent parfois leurs propres équipements pour contourner un parc défaillant.
Voici notre apport à cette étape : nous réalisons cet inventaire sur site avec nos propres outils de relevé. En une demi-journée pour un parc de taille moyenne, vous obtenez une cartographie complète. D’ailleurs, la plupart de nos clients n’avaient jamais eu cette vision auparavant.
Étape 2 — Analyser les usages réels
L’inventaire dit ce que vous avez. En revanche, l’analyse des usages dit ce que vous faites vraiment avec.
Voici les questions auxquelles cette étape répond : quel volume imprime réellement chaque service ? Quelle proportion d’impressions couleur vs noir et blanc ? Quel taux de recto-verso ? Quels formats ? Quels horaires de pointe ? Et quels utilisateurs génèrent les volumes les plus importants ?
Heureusement, les journaux d’activité des machines fournissent directement ces données. Encore faut-il que les appareils collectent bien ces informations. Par exemple, sur les Canon imageRUNNER ADVANCE DX, l’interface uniFLOW centralise ces données en temps réel et par département, sans manipulation manuelle.
Voici ce que cette analyse révèle invariablement : un déséquilibre entre la capacité installée et les usages réels. Ainsi, certaines machines sont surdimensionnées dans certains services, sous-dimensionnées dans d’autres. De plus, des impressions couleur partent là où le noir et blanc suffirait. Enfin, un taux de recto-verso faible double inutilement la consommation de papier.
Étape 3 — Calculer le coût total de possession
C’est l’étape que la plupart des entreprises n’ont jamais faite sérieusement. C’est aussi celle qui produit les prises de conscience les plus nettes.
D’abord, le coût total de possession d’un parc d’impression comprend trois grandes catégories.
Premièrement, les coûts directs : loyers ou amortissements, contrats de maintenance, consommables (toner, tambour, papier), énergie.
Deuxièmement, les coûts indirects : temps passé par le service informatique sur la gestion des incidents, immobilisation des collaborateurs pendant les pannes, impressions non récupérées (entre 15 et 20 % des impressions en moyenne selon les études sectorielles), coûts de repro externe pour pallier les insuffisances du parc interne.
Troisièmement, le coût à la page réel : en divisant le coût total mensuel par le volume réel de pages produites, vous obtenez le seul indicateur fiable. Il permet ensuite de comparer rationnellement des équipements et des offres entre eux.
Or ce calcul est souvent révélateur. En effet, un équipement moins cher à l’achat ou à la location peut afficher un coût à la page bien supérieur à un modèle mieux dimensionné. C’est notamment vrai si son taux de panne est plus élevé ou si ses consommables coûtent plus cher.
Étape 4 — Identifier les axes d'optimisation
Bien sûr, l’audit n’a de valeur que s’il débouche sur des recommandations actionnables. À partir des données collectées aux étapes précédentes, nous identifions systématiquement plusieurs leviers.
D’abord, la rationalisation du parc. Concrètement, il s’agit de réduire le nombre d’appareils en remplaçant plusieurs petites imprimantes individuelles par un multifonction partagé mieux dimensionné. Souvent, c’est le levier le plus immédiatement rentable. En effet, moins de contrats, moins de consommables et moins de pannes à gérer.
Ensuite, l’optimisation des règles d’impression. Par exemple : imposer le recto-verso par défaut, restreindre l’impression couleur aux seuls usages qui le justifient, mettre en place l’impression sécurisée pour éliminer les documents non récupérés. Ces règles seules réduisent les volumes de 20 à 30 % dans la plupart des environnements.
Par ailleurs, le redéploiement géographique. En effet, certains appareils sont mal placés par rapport aux flux réels d’utilisation. Parfois, un déplacement de 10 mètres suffit à résoudre une file d’attente chronique sans changer d’équipement.
Enfin, la renégociation contractuelle. Des contrats signés il y a trois ou quatre ans sur des volumes surestimés peuvent baisser à la renégociation. D’ailleurs, nous accompagnons cette démarche y compris sur des parcs que nous n’avons pas fournis.
Étape 5 — Définir la cible et le plan de migration
Enfin, l’audit aboutit à un schéma cible : le parc idéal pour votre organisation telle qu’elle est aujourd’hui, et telle qu’elle sera dans 36 à 60 mois.
Voici ce que comprend ce schéma cible : le nombre et le type d’équipements recommandés, leur localisation optimale, les fonctions requises par service, le mode de financement recommandé (le plus souvent la location longue durée pour les raisons évoquées plus bas), et le planning de migration pour éviter toute rupture de service.
Mais pourquoi la location longue durée s’impose dans la quasi-totalité des cas ? D’abord, elle offre une prévisibilité budgétaire totale. Ensuite, la maintenance reste incluse. De plus, elle permet un renouvellement technologique en fin de contrat. Enfin, elle ouvre droit à une déduction fiscale immédiate en charge d’exploitation. Sur un parc de 5 à 20 appareils, les économies par rapport à l’achat se démontrent systématiquement sur 36 mois.
Voici notre rôle à cette étape : nous ne vous vendons pas un parc Canon parce que nous distribuons Canon. Au contraire, nous vous recommandons le parc Canon parce que la gamme imageRUNNER ADVANCE DX couvre précisément les besoins que l’audit aura révélés. Et ce, de la petite structure avec un seul multifonction jusqu’à l’ETI avec un parc multi-sites et des exigences de sécurité avancées.
Bien sûr, si un autre fabricant répondait mieux à votre besoin, nous vous le dirions. En effet, nous préférons un client satisfait sur le long terme à une vente mal ajustée.
Demandez votre audit de parc offert
Vous suspectez que votre parc d’impression vous coûte plus qu’il ne devrait ? Vous renégociez un contrat en cours ou vous préparez un renouvellement ? Décrivez votre situation en quelques lignes. Ensuite, nous organisons un audit sur site sans engagement et nous vous restituons nos conclusions sous forme de rapport détaillé.
